Clientes, sitios y áreas

Todo en Mopful sigue una misma estructura: un cliente, luego un sitio y luego un área. Un cliente es la empresa para la que limpias. Un sitio es uno de sus edificios. Las áreas son los cuartos o zonas del edificio, como el vestíbulo, los baños o la sala de descanso. Las listas de tareas y las inspecciones pertenecen a un sitio o a un área, y las puntuaciones se suman de punto a área y de área a sitio.

Clientes

Un cliente tiene un nombre y datos de contacto. Dos opciones importan para los informes:

• Idioma. El idioma de los informes y correos del cliente.
• Quién recibe informes. Agrega hasta 10 personas con correo, nombre e idioma, y elige para cada una si recibe informes de inspección, el resumen semanal o el resumen mensual. Si no hay nadie en la lista, los informes van al correo del propio cliente. Consulta «Envía un informe y comparte enlaces».

Sitios

Para cada sitio defines:

• Tipo de edificio y zona horaria. El tipo de edificio determina las áreas sugeridas. La zona horaria decide qué significa «esta noche» para la ventana de limpieza y los resúmenes.
• Ventana de limpieza. Los días en que empieza el trabajo, la hora de inicio y de fin, y un margen después del fin (30 minutos, salvo que lo cambies). Si la hora de fin es anterior a la de inicio, la ventana termina al día siguiente.
• Supervisor responsable. El propietario, un gerente o un supervisor. Recibe las alertas de listas de tareas atrasadas y de incidencias nuevas. Si eliges a alguien que no está asignado al sitio, Mopful te ofrece asignarlo.
• Prueba de cierre. Qué fotos debe tomar el limpiador al final de la visita: el panel de la alarma, la puerta cerrada con llave, o ambas (ambas por defecto).
• Notas de acceso. Dirección, código de la puerta, código de la alarma, estacionamiento y todo lo que el equipo necesite. Los códigos se guardan cifrados, solo los ven las personas asignadas al sitio y salen del teléfono cuando la persona cierra sesión o se le quita del sitio.
• Quién trabaja ahí. Asigna los limpiadores y supervisores del sitio. Solo ven los sitios que tienen asignados.

Áreas

Abre un sitio y agrega áreas una por una o en bloque, por ejemplo cuatro oficinas y dos baños. Los tipos de área son oficina, salón de clases, consultorio médico, baño, sala de descanso, vestíbulo, pasillo y escaleras, sala de juntas, bodega, vestidor, vidrios y entrada, cierre nocturno y otro.

Cada área llega con una plantilla de inspección lista y una lista de tareas según su tipo. Puedes cambiar la plantilla y editar las tareas en inglés y español. También puedes reordenar las áreas y archivar las que ya no limpias.

Para configurar rápido un sitio parecido, copia las áreas de otro sitio. Puedes sumarlas a las que ya hay o reemplazarlas. Las áreas las configura el propietario o un gerente con permiso para editar sitios.

Un sitio sin áreas también funciona: la inspección usa una sola plantilla que eliges al empezar, y los limpiadores usan la única lista de tareas del sitio.

Importar desde Excel o CSV

En la web, el propietario puede subir un archivo de Excel o CSV. Hay tres tipos de importación:

• clientes y sitios,
• áreas,
• personal. Quien tiene correo recibe una invitación. Quien no lo tiene se vuelve miembro con PIN, y sus códigos de configuración vienen en el archivo de resultados.

Tú asocias las columnas y ves una vista previa antes de guardar nada. Las celdas que empiezan con un carácter de fórmula se guardan como texto y nunca se ejecutan. Si algo se ve mal después, puedes deshacer toda la importación dentro de 24 horas. El personal que ya inició sesión se conserva. Una importación admite hasta 10 MB y 5,000 filas.

Archiva en lugar de eliminar

Cuando pierdes un cliente, archiva el cliente o el sitio. Sale de tus listas activas, ya no cuenta para el límite de sitios de tu plan y no se pueden crear ahí nuevas visitas, inspecciones ni incidencias. Su historial se conserva: visitas, inspecciones, fotos, incidencias e informes. Las incidencias abiertas siguen abiertas. Al archivar un cliente también se archivan sus sitios. Puedes desarchivar un sitio, salvo que tu plan ya esté en su límite de sitios.